Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Emma AI is een dienst van [UW BEDRIJFSNAAM], gevestigd te [UW ADRES], Nederland. Wij bieden AI-gestuurde telefonische receptiediensten aan tandartspraktijken. U kunt ons bereiken via [email protected].

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• Telefoonnummers van bellers (patiënten van onze klanten)
• Gespreksopnames en transcripties (indien ingeschakeld)
• Naam en contactgegevens van bellers (indien verstrekt tijdens het gesprek)
• Afspraakgegevens (datum, tijd, reden)
• Contactgegevens van tandartspraktijken (naam, e-mail, telefoonnummer)

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

• Het beantwoorden van telefoongesprekken namens tandartspraktijken
• Het inboeken van afspraken in de agenda van de praktijk
• Het versturen van SMS-bevestigingen en herinneringen
• Het opvolgen van gemiste oproepen
• Het verbeteren van onze AI-dienstverlening

4. Grondslag voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van gerechtvaardigd belang (het afhandelen van telefoongesprekken namens de praktijk) en uitvoering van een overeenkomst (de dienstverlening aan de tandartspraktijk). Voor gespreksopnames vragen wij vooraf toestemming via een mededeling aan het begin van het gesprek.

5. Bewaartermijnen

• Gespreksopnames: maximaal 30 dagen
• Transcripties: maximaal 90 dagen
• Afspraakgegevens: worden direct doorgegeven aan de praktijk en daarna verwijderd
• Contactgegevens van praktijken: zolang de overeenkomst loopt + 2 jaar

6. Derden en verwerkers

Wij maken gebruik van de volgende verwerkers:

• Vapi.ai — AI-spraakverwerking en gespreksafhandeling (VS, met standaard contractbepalingen)
• OpenAI — Taalmodel voor gespreksverwerking (VS, met standaard contractbepalingen)
• ElevenLabs — Spraaksynthese (VS, met standaard contractbepalingen)
• Make.com — Workflowautomatisering (EU-servers)
• Twilio — SMS-verzending (VS, met standaard contractbepalingen)

Met alle verwerkers hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten conform de AVG.

7. Uw rechten

U heeft de volgende rechten:

• Recht op inzage in uw persoonsgegevens
• Recht op rectificatie van onjuiste gegevens
• Recht op verwijdering ("recht op vergetelheid")
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op bezwaar tegen verwerking
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen via [email protected]. Wij reageren binnen 30 dagen. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen, waaronder versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS), toegangsbeperking en regelmatige beveiligingscontroles.

9. Cookies

Onze website gebruikt alleen functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website. Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies. Voor analytics gebruiken wij een privacyvriendelijke oplossing zonder persoonlijke identificatie.

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u per e-mail.

11. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid kunt u contact opnemen via:
E-mail: [email protected]
Website: www.emmaai.nl